Все нове викликає складності
Близько року тому ми прийшли до висновку, що розвиток компанії стримується відсутністю єдиних інформаційних систем (ЄІС). До того часу сучасна система вже успішно працювала в центральному офісі в столиці, однак мережа філій потребувала серйозної модернізації. У семи десятках наших філій існував розрізнений парк інформаційних систем, доступ до яких був утруднений. У базах даних філій інформація часто була неповною і суперечливою. Саме тому було вирішено тиражувати єдині бізнес-процеси та інформаційні системи центрального офісу на всю філіальну мережу.
Базовими елементами нашої ЄІС були обрані: для страхового обліку — датська платформа для страхових компаній TIA (крім добровільного медстрахування (ДМС), платформа «Страхова справа » — для ДМС). Для бухгалтерського обліку — «1с 8 версія», в яку ми впровадили два блоки: один для загальної бухгалтерії і другий для кадрового діловодства й обліку заробітної плати. Для фронт -офісу вибрали онлайн -систему для видачі полісів Virtu. Саме в такому складі ЄІС були інтегровані в філіальну мережу.
Все нове часто викликає складнощі і навіть відторгнення. Перехід філіальної мережі на ЄІС загрожував затягтися на роки. Тому була розроблена технологія, що дозволяє здійснити модернізацію у встановлений термін — до одного року.
Пілотний проект ми запустили в жовтні 2012 -го в Луцьку. Запуску передував місяць очного навчання співробітників і підготовки майстер- даних. Тренери головного офісу навчили співробітників філії цільовим бізнес- процесам і роботі в ІТ- системах за функціями продажів, ОПЕРУ, врегулюванню збитків та бухгалтерії.
Протягом цього ж місяця ми підготували всі майстер- дані, необхідні для початку роботи філії в системі. Через місяць навчання калузький філія заробив в новій системі. Робота супроводжувалася підтримкою фахівців- тренерів. Ще через місяць філія був переведений в режим стандартної підтримки.
По закінченні першого пілота було прийнято рішення запустити другий пілот для врахування особливостей, які можуть бути у великих філій. І наступними на черзі стали чотири з найбільш великих філій компанії. Після місяця навчання і ще одного місяця роботи у присутності тренерів чотири великих філії компанії успішно заробили в рамках ЄІС.
Ми приступили до тиражування ЄІС в інших 62 філіях компанії. Спершу були підключені топ- 12, а потім середні і малі філії. Навчання проходило з виїздом фахівців з однаковими функціями або в головний офіс, або в обраний регіональний центр. Підтримка після навчання була вже не очною, а дистанційною.
1 вересня мережа філій СГ успішно запрацювала в рамках ЄІС. Впровадження нової системи по всій країні зайняло рівно рік. Проектна робота з впровадження була реалізована без додаткового набору співробітників, залучення консультантів та дозволила заощадити чималі кошти.
Ми отримали можливість приймати оперативні управлінські рішення на основі якісних даних, своєчасно дізнаватися і запобігати виникають в регіонах проблеми. Попереду наступний етап модернізації бізнесу — централізація основних процесів бек -офісу з виносом їх до адміністративного хаб. Це означає підвищення технологічності і керованості бізнесу, скорочення витрат на оренду, персонал, зростання якості надаваних послуг і розширення сервісної складової бізнесу.
Зараз ведеться підготовка до централізації операційних і фінансових функцій, відбувається вибір регіонального центру для побудови другого операційного хаба. Проте вже зараз очевидно, що оперативність і гнучкість, з якою було вироблено впровадження ЄІС, не тільки дозволили підвищити прозорість і керованість філіальної мережі, а й відкрили нові можливості щодо подальшої оптимізації бізнесу.
